Fernlehre

Fernlehre Tool MS Teams

Inhaltsverzeichnis

Hier finden Sie alle Informationen zur Verwendung von MS Teams an der FH St. Pölten. Klicken Sie sich einfach durch die Kapitel, um die Information zu bekommen, die Sie suchen. Oder klicken Sie auf den Button und laden Sie sich die Druckversion herunter.

Ab dem Sommersemester 2021 gibt es analog zu den eCampus-Kursen zusätzlich automatisch erstellte Teams auf MS Teams. In diesen Teams sind ebenfalls analog zu den eCampus-Kursen als Teilnehmende alle Studierenden der jeweiligen Lehrveranstaltung sowie die entsprechenden Lehrenden (als Admin) angelegt.
Achtung! In diesem Team gibt es noch keine Besprechungstermine – diese müssen, wie unter Punkt 5 beschrieben, angelegt werden!
Der Punkt 7 dieser Anleitung ist nur dann relevant, wenn Sie ein zusätzliches Team erstellen möchten.  

Zu den automatisch erstellten Teams gibt es diese Kurzinformation für Lehrende.

Microsoft Teams ist eine Software für das einfache Kollaborieren von Lernenden (mit verschiedensten Dateien, Chats und Live Video-Besprechungen) sowie für die Umsetung von Live-Online Sequenzen in der Lehre bzw. Besprechungen. Aus folgenden Gründen eignet sich Microsoft Teams als niederschwelliges und einfach zu benutzendes Werkzeug auch für den Einsatz in der Fernlehre:

  • Als Software auf allen Plattformen Windows / Mac / Android / iOS / Linux und auch im Browser ohne Installation benutzbar. Voraussetzung ist, dass genutzte Endgeräte ein integriertes Mikrophon und Kamera haben bzw. entsprechende externe Hardware genutzt wird – wir empfehlen den Einsatz von einem Headset.
  • Im Browser nutzbar bzw. Installation der Desktop-App ohne Admin Account am eigenen Gerät möglich.

Anmeldung für alle mit FH Zugangsdaten möglich (mit Mailadressen in dieser Form: mmustermann@fhstp.ac.at, lbheizelfrau@fhstp.ac.at, mt14xxxx@fhstp.ac.at), aber auch die Einbindung externer Gäste ist möglich.

  • Robustes Multi-User Videostreaming: Da das Streaming auf stabilen Microsoft Servern läuft, ist die Anzahl der gleichzeitigen Audio-/Video-Verbindungen in einem Raum nicht beschränkt.
  • Screen-Sharing: Teilen des eigenen Bildschirms und Chat parallel zum Video-Streaming möglich.
  • Aufzeichnungen von MS Teams sind kurz nach dem Ende eines Meetings abrufbar und teilbar z. B. via https://www.microsoftstream.com/.

Ab dem Sommersemester 2021 gibt es analog zu den eCampus-Kursen zusätzlich automatisch erstellte Teams auf MS Teams. In diesen Teams sind ebenfalls analog zu den eCampus-Kursen als Teilnehmende alle Studierende der jeweiligen Lehrveranstaltungen sowie die entsprechenden Lehrenden (als Admin) angelegt. Weiters ist ein Admin (IT) als Besitzer angelegt - bitte nicht löschen! Zusätzliche Mitglieder sind ausschließlich über den eCampus-Kurs hinzuzufügen. Wenden Sie sich bei Bedarf bitte an support@fhstp.ac.at

!ACHTUNG!
In desem Team gibt es noch keine Besprechungstermine – diese müssen, wie unter Punkt 5 beschrieben, angelegt werden!

Der Punkt 7 dieser Anleitung ist nur dann relevant, wenn Sie ein zusätzliches Team erstellen möchten.

Noch ein wichtiger Hinweis: 

Alle Materialien und Aufgabenstellungen für die Lehrveranstaltungen sollen sich weiterhin am eCampus finden. Natürlich können während einer Lehrveranstaltung alle Funktionen von MS Teams genutzt werden, also z.B. kollaborativ an Dateien (Word, Excel, PowerPoint, OneNote ...) sowie mittels Einbezugs von Apps (MS Forms, Quizlet, Kahoot, …) zu arbeiten. Entstehende Ergebnisse sollten spätestens am Ende der Lehrveranstaltungen am eCampus gespeichert werden, auf den der Zugang auch nach dem Ende der Lehrveranstaltung bzw. dem Studium für Studierende möglich ist.
Nach dem Ablauf von zwei Folgesemestern werden die erstellten Teams dann automatisch gelöscht, außer sie werden für weiterführende Lehrveranstaltungen benötigt (wenn ja, bitte dazu rechtzeitig ein Mail an support@fhstp.ac.at senden).

MS Teams kann im Browser (http://teams.microsoft.com/) genutzt werden und es gibt eine Desktop-App, Download unter https://teams.microsoft.com/downloads - wir empfehlen die Nutzung dieser App. Eine Online-Registrierung ist NICHT notwendig, da die FH-Zugangsdaten später verwendet werden können. Für Windows wird die 64-bit Version auf modernen Rechnern empfohlen. Bei FH-Geräten mit installiertem Microsoft Office erfolgt die Anmeldung automatisch. Bei anderen Geräten müssen die FH Zugangsdaten verwendet werden.

Im Folgenden wird der Download der Desktop-App von MS Teams beschrieben:

  • Öffnen Sie einen beliebigen Browser und geben Sie in der Google Suche „MS Teams Download“ ein.
  • Öffnen Sie den Link von der Microsoft Seite microsoft.com (Abb.1).
  • Eine neue Seite von Microsoft öffnet sich (Abb.2).
    • Sie müssen sich NICHT einloggen oder registrieren, der Download ist kostenlos.
  • Laden Sie sich die Microsoft Teams App auf ihren Desktop herunter.
  • Führen Sie die Installation nach dem fertigen Download durch.
  • Nach der Installation sollte sich das Programm automatisch öffnen und Sie können sich mit Ihren FH Login Daten anmelden.
    Abb. 1 MS Teams Google Suche
Abb. 2 Desktop App Download

Nach dem Login öffnet sich MS Teams und sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl.

MS Teams synchronisiert sich ständig, somit sind Sie auf jedem Rechner, an dem Sie sich anmelden, auf dem Stand, auf dem Sie zuletzt gearbeitet haben.

Das beinhaltet folgende Funktionen:

  • Anrufe
  • Aktivitäten
  • Chat
  • Kalender (automatische Synchronisation auch mit Outlook der FH St. Pölten)
  • Aufgaben
  • Teams
  • Dateien usw.

 

Abb. 3 MS Teams Oberfläche
Abb. 4 Profil Einstellungen

Um die Einstellungen von MS Teams zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf Ihr Profil (Profilbild).
  • Ein Menü mit mehreren Funktionen öffnet sich.
  • Wählen Sie Einstellungen.
  • Ein neues Fenster öffnet sich in der Mitte.
  • Hier finden Sie mehrere optische Einstellungen unter "Allgemein".
  • Durch ein Update wurde die Besprechungsansicht geändert.
  • Diese neue Besprechungsansicht aktivieren, Sie, indem Sie den Punkt in Abb.5 aktualisieren
    und MS Teams neu starten.
Abb.5 Aktivierung neue Besprechungsansicht

Haben Sie eine externe Kamera, Lautsprecher oder Mikrofon, können Sie diese bei den Einstellungen im Punkt „Geräte“ ändern (Abb.6).
Normalerweise werden externe Geräte automatisch erkannt und direkt eingestellt.
Haben Sie mehrere Geräte können Sie diese auswählen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken: Hier werden alle angeschlossenen Geräte angezeigt.
Haben Sie Ihr gewünschtes Setup eingestellt, können Sie dieses testen, indem Sie auf den Knopf „Testanruf führen“ klicken.

Abb. 6 Geräte Einstellungen

Haben Sie alle Einstellungen abgeschlossen, schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf das „x“ in der rechten oberen Ecke.

Nochmals der Hinweis: In den automatisch erstellten Teams zu jeder Lehrveranstaltung sind noch keine Besprechungen angelegt, bitte diese selbst anlegen!

In MS Teams haben Sie mehrere Möglichkeiten eine Besprechung zu starten bzw. zu planen. Termine, die von der LV Planung eingetragen werden, sind keine Besprechungstermine und daher ist bei dem Termin im Kalender kein Besprechungslink zu finden.
Um nun eine Besprechung zu starten, gehen Sie bitte zu Ihrem Team, in den Kanal, in dem Sie die Besprechung halten wollen, und klicken Sie auf „Besprechung“.
Nun sollte ein Dropdown mit den Optionen „Jetzt Besprechen“ und „Besprechung planen“ erscheinen (Abb.7).
Wollen Sie spontan eine Besprechung starten oder haben Sie noch keinen Termin angelegt, klicken Sie bitte auf „Jetzt besprechen“ und ein neues Fenster mit der Besprechung öffnet sich (weitere Informationen zur Besprechung und den Einstellungen im Kapitel 6).
Wollen Sie für das Team eine Besprechung planen, klicken Sie im Dropdown auf „Besprechung planen“ und ein neues Fenster öffnet sich (Abb.9).

Abb. 7 Besprechung starten bzw. planen

All das können Sie auch über den in MS Teams inkludierten Kalender machen. Klicken Sie dafür in der linken Spalte auf "Kalender". Der Kalender ist mit allen Einträgen gefüllt, die Sie auch im Outlook Kalender haben, das kann NICHT deaktiviert werden.
Um eine Besprechung spontan zu starten, klicken Sie auf den Knopf „Jetzt besprechen“ in der rechten oberen Ecke. Wollen Sie eine Besprechung planen, klicken Sie auf den Button „Neue Besprechung“ (Abb.8).

Abb. 8 MS Teams Kalender Besprechung

Um eine Besprechung zu planen haben Sie entweder im Kanal auf „Besprechung planen" oder im Kalender auf „Neue Besprechung“ geklickt. Nun sollte sich das Fenster in Abb.9 öffnen.

  • Hier müssen Sie einen Titel vergeben.
    • Verwenden Sie eine Bezeichnung, die die Studierenden gut identifizieren können.
  • Optional bei zusätzlich selbst erstellten Teams: Als nächstes können Sie Teilnehmende angeben, müssen Sie aber NICHT, wenn Sie zuvor ein Team erstellt haben. Bei den automatisch angelegten Teams bitte Teilnehmende nur über den eCampus Kurs hinzufügen oder Mail an support@fhstp.ac.at schreiben.
  • Im Punkt „Kanal hinzufügen“ können Sie Ihr Team und den speziellen Kanal für Ihre Besprechung definieren (Abb.10).
  • Legen Sie das Datum und die Uhrzeit „Von – Bis“ fest, automatisch werden 30 Minuten eingetragen, diese Zeit kann aber manuell geändert werden.
  • Als nächstes haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass diese Besprechung sich wiederholt (Abb.11). Standard ist „Wiederholt sich nicht“. Wählen Sie die Wiederholung die Sie benötigen, damit Sie nicht immer eine neue Besprechung anlegen müssen.
  • Die Ortsangabe ist optional und kann frei gelassen werden.
  • Der letzte Punkt ist die Nachricht, die Sie mit der Einladung zur Besprechung mitschicken.  Begrüßungsworte oder Hinweise zum Meeting können Sie hier hineinschreiben.
  • Um den Termin für die Besprechung nun an alle Teilnehmende oder Kanälen zu senden klicken Sie den „Speichern“ Knopf in der rechten oberen Ecke.
  • Nach dem Speichern wird der Nachricht ein Link für die Besprechung hinzugefügt, auf den die Teilnehmenden klicken können.

Wichtig: Bitte informieren Sie Ihre Studierenden durch eine „Kursnachricht“ im eCampus-Kurs über den erstellten (Serien-)Termin auf MS Teams, damit sie eine Benachrichtigung via Email erhalten.

Abb. 9 Neue Besprechung planen
Abb. 10 Neue Besprechung Kanal hinzufügen
Abb. 11 Wiederholende Besprechungen

Haben Sie eine Besprechung geplant, wird diese im Kalender eingetragen und sobald der Termin eintritt, erscheint ein Knopf mit der Bezeichnung „Teilnehmen“ auf der rechten Seite (Abb.12).

Abb. 12 Laufender Besprechungstermin

Nachdem ein Besprechungstermin erstellt worden ist haben, Sie außerdem die Möglichkeit spezielle Besprechungsoptionen für diese Besprechung zu definieren. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den erstellten Termin.
  • Sie können jetzt alle Einstellungen des Termins verändern, sowie Teilnehmer/Innen hinzufügen.
  • Am Ender der Nachricht sehen Sie nun auch den Link für die Besprechung und zusätzlich gibt es einen Link zu den Besprechungsoptionen (Abb.13).
Abb. 13 Besprechungslink und Besprechungsoptionen
  • Mit Rechtsklick auf „Besprechungsoptionen“ erscheinen zwei Optionen: „Link kopieren“ und „Link öffnen“ (Abb.13).
  • Öffnen oder kopieren Sie den Link und fügen Sie diesen in die URL eines Browsers ein (Chrome oder Firefox).
  • Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie sich mit den FH Login Daten anmelden müssen (Abb.14).
  • Haben Sie sich angemeldet, werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie die Besprechungsoptionen einstellen können (Abb.15).
  • Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern.
Abb. 14 Besprechungsoptionen Login
Abb. 15 Besprechungsoptionen bearbeiten

Damit man NICHT für jeden Besprechungstermin einen eigenen Termin anlegen muss kann man, wie schon im letzten Punkt beschrieben, den Besprechungslink kopieren und diesen mit der Aktivität Link/URL am eCampus verfügbar machen.

Hier eine Schritt für Schritt Anleitung:

  • Öffnen Sie den Browser und gehen Sie auf Ihren eCampus Kurs.
  • Aktivieren Sie „Bearbeiten Einschalten“ in der rechten oberen Ecke des Kurses.
  • Der Kurs ist in Themen (Überschrift) und Aktivitäten unterteilt, am Ende jedes Themas finden Sie die Funktion „+ Aktivität oder Material anlegen“
  • Klicken Sie auf „+ Aktivität oder Material anlegen“ und Scrollen Sie ganz nach unten bis sie bei Arbeitsmaterial – „Link/URL“ angekommen sind.
  • Klicken Sie Link/URL an und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Hinzufügen.
  • Sie werden auf eine neue Seite geleitet, hier MÜSSEN Sie als erstes einen Namen vergeben und den Besprechungslink (des zuvor erstellten Termins) unter „Externe URL“ einfügen.

Wählen Sie einen Namen, der gut erkennbar ist (z.B. LV Meeting Room).

Nun wieder zu MS Teams

  • Klicken Sie auf den erstellten Termin.
  • Am Ende der Nachricht sehen Sie nun auch den Link für die Besprechung „Hier klicken, um an der Besprechung teilzunehmen“ (Abb.13).
  • Mit Rechtsklick auf „Hier klicken, um an der Besprechung teilzunehmen“ erscheinen zwei Optionen: „Link kopieren“ und „Link öffnen“ (Abb.13).
  • Kopieren Sie den Link und fügen Sie diesen am eCampus bei „Externe URL“ ein.
  • Speichern Sie die Aktivität „Link/URL“ über eine der zwei Speicherfunktionen am Ende der Seite.

!WICHTIG!

Sie MÜSSEN den Teilnehmer/innen nun noch mitteilen, dass sie zu den eingetragenen Zeiten im CIS über diesen Link zum Meeting kommen.

Der große Vorteil ist, dass Sie von nun an, bei jedem Meeting, der „Organisator“ sind und alle Funktionen von MS Teams nutzen können.

Wenn Sie einen externen Vortragenden oder einen Gast in einem Meeting haben (NICHT regelmäßig) ist es zu empfehlen, für diesen Termin eine eigene Besprechung anzulegen und die externen Personen bei „Teilnehmer Optional“ anzuführen.

!ACHTUNG!

Der Großteil der hier beschriebenen Funktionen setzen voraus, dass Sie der „Organisator“ sind (Sie haben den Termin für das Meeting erstellt).
Eine genaue Beschreibung zur Erstellung von Meetings finden Sie im Kapitel 5!

Bei den Besprechungen gibt es, wie schon im Kapitel 4 angesprochen, zwei Ansichten. Um die neue Ansicht zu verwenden müssen Sie das Häkchen wie in der Abb.16 setzten und das Programm neustarten.

  • Apple -> Rechtsklick auf die Anwendungs-App -> Beenden
  • Windows -> Anwendung schließen -> über Task Manager (STRG+ALT+ENTF) die Anwendung beenden

Die Ansichten unterscheiden sich nicht groß, jedoch ist die Ansicht bei den Personen eventuell unterschiedlich und das Erklären und Finden von Funktionen ist dadurch schwieriger.
In den Unterkapitel werden die Unterschiede gezeigt und die neue Ansicht im Detail erklärt.

Abb. 16 Aktivierung neue Besprechungsansicht

Haben Sie das Häkchen nicht gesetzt sollte Ihre Besprechung nach dem Beitritt aussehen wie in der Abb.17.
Wenn Sie mit der Maus über die Besprechung hovern, erscheinen in der Mitte die Funktionen der Besprechung (Kamera Ein/Aus, Mikrofon Ein/Aus, Inhaltfreigeben, „…“ Weiter Aktionen, Hand heben, Chat, Teilnehmer/Innen, Besprechung Verlassen/Beenden).
Mit Klick auf „…“ (Weitere Aktionen) erscheint ein Menü in dem Sie zu den Geräteeinstellungen, Hintergrundeffekten, der Aufzeichnungsfunktion und anderen Aktionen kommen.
Auf der nächsten Seite wird die neue Ansicht im Detail erklärt und die Empfehlung ist auch die neue Ansicht zu verwenden.

 
Abb.17 Besprechungs-Ansicht ALT

Haben Sie die neue Besprechungs-Ansicht in den Einstellungen aktiviert sollte sich sobald Sie eine Besprechung starten oder an einer teilnehmen ein neues Fenster öffnen, das aussieht wie das von Abb.18.
In diesem Fenster können Sie vor Beitritt Ihre Kamera ein- bzw. ausschalten und - wenn die Kamera aktiv ist, - können Sie beim nächsten Symbol einen virtuellen Hintergrund definieren. In der rechten Spalte sehen Sie die Computeraudio, ist dort NICHTS ausgewählt, müssen Sie eine der Varianten wählen (z.B. Keine Audio verwenden, Computeraudio). Diese kann während des Meetings natürlich aktiviert oder deaktiviert werden. Nachdem eine Audioeinstellung gewählt wurde wird der Knopf „Jetzt teilnehmen“ violett und Sie können das Meeting starten.

Abb. 18 Besprechungs-Voreinstellungen

Nachdem Sie der Besprechung beigetreten sind, verändert sich das Fenster in das von der Abb.19

Abb. 19 Besprechungs-Ansicht NEU

Hauptfunktionen

Weitere Aktionen


Teilnehmer anzeigen

     
Galerie (3x3 Raster)


Unterhaltung anzeigen (Chat)

    
Große Galerie (7x7 Raster)


Emotes / Hand heben

    
Zusammen Modus (Virtueller Hörsaal)


Gruppenräume

 
Fokus (Präsentation in den Vordergrund)

   Kamera Ein / Aus         

    
virtueller Hintergrund

  Mikrofon Ein / Aus  


Aufzeichnung beginnen/beenden


Inhalte freigeben

 

Wenn Sie der „Organisator“ Meeting wurde von Ihnen selbst angelegt) sind haben Sie die Möglichkeit eine Liste der Anwesenden, bevor Sie das Meeting beenden, herunterzuladen (Abb.20) (Hinweis: Die Dokumentation der Studierenden sollte über das Anwesenheitstool am eCampus erfolgen!).

!ACHTUNG!
Nach dem Beenden des Meetings wird die Liste bereinigt und Sie haben keine Möglichkeit mehr diese später herunterzuladen.

  • Klicken Sie zuerst auf „Teilnehmer“ (Abb.20 (1)).
  • Die rechte Spalte der Abb.20 erscheint.
  • Klicken Sie auf „…“ und die Funktion „Anwesenheitsliste herunterladen“ erscheint (Abb.20 (2)).
  • Laden Sie sich diese Liste am Ende Ihrer Besprechung herunter, da dort alle Einträge vom Beitritt bis zum Austritt aller Teilnehmenden eingetragen werden.
  • Bei der Datei handelt es sich um eine „.csv“ Datei (zB mit Excel bearbeitbar).
Abb. 20 Anwesenheitsliste herunterladen

Ein wichtiges Instrument der Fernlehre ist das Freigeben von Inhalten. Dies können Sie tun indem Sie auf den „ “ Knopf klicken. Danach öffnet sich ein Menü wie in Abb.21.
Die Freigabe ist in mehrere Kategorien unterteilt, so finden Sie:

  • Desktop
    • Hier werden alle angeschlossenen Bildschirme angezeigt.
  • Fenster
    • Hier werden alle geöffneten Fenster (Programme) angezeigt.
  • PowerPoint
    • Hier werden die PowerPoint Präsentationen, die Sie auf Teams geladen haben, angezeigt
    • Diese können Sie hier direkt freigeben.
  • Whiteboard (Nur in der Desktop App verfügbar)
    • Hier können Sie ein kollaboratives Whiteboard erstellen, an dem alle Teilnehmer/Innen arbeiten können.

Die Freigabe eines Bildschirms ist zu empfehlen, wenn Sie mehrere verschiedene Fenster (Programme) bzw. auch den Browser für Ihren Unterricht zeigen möchten.
Die Freigabe von Fenstern (PowerPoint) ist zu empfehlen, wenn Sie nur ein Fenster (Programm) freigeben wollen, da Sie andere Programme nebenbei öffnen oder verwenden wollen, ohne dass die anderen Teilnehmenden diese sehen.

Abb. 21 Inhalte freigeben

Haben Sie ein Whiteboard freigegeben, werden Sie, nur für eine bestimmte Zeit, gefragt ob alle Teilnehmenden daran arbeiten dürfen.
Wie Sie in Abb.22 sehen, haben Sie mehrere Farben, einen Radierer, sowie ein Textfeld und eine "Post It" Funktion.
Um das Whiteboard zu beenden, klicken Sie auf den Knopf in der oberen Mitte mit der Bezeichnung „Präsentation beenden“.
Das Whiteboard wird mit dem beenden der Präsentation nicht gelöscht, Sie können es später wieder öffnen und daran weiterarbeiten.
Denken Sie jedoch daran, vor dem Beenden der Besprechung einen Screenshot vom Whiteboard zu machen, da das Whiteboard NICHT gespeichert oder im Team abgelegt wird.

Abb. 22 Whiteboard

Gruppenräume (Breakout Rooms) sind kleinere Meetings innerhalb eines Meetings. Hiermit können Gruppenarbeiten innerhalb eines Meetings sehr leicht umgesetzt werden. Der Vorteil von Gruppenräumen gegenüber von Kanälen ist, dass diese Räume während eines Meetings schnell erstellt, geändert und beendet werden können.
Um nun Gruppenräume zu erstellen, müssen Sie der "Organisator" (Termin selbst erstellt haben) sein, dann haben Sie die Möglichkeit auf das Symbol „  “ (Abb.23) zu klicken.
Es erscheint ein neues Fenster, in der Mitte, hier geben Sie zunächst die Anzahl der Räume ein, die Sie erstellen möchten. Dann haben Sie die Möglichkeit, dass die Gruppen „Automatisch“ oder „Manuell“ zugewiesen werden (Abb. 24).
Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf „Räume erstellen“ und Sie kommen wieder zurück zur Meeting Ansicht.

Abb. 23 Gruppenräume aktivieren
Abb. 24 Gruppenräume erstellen

6.4.1. Gruppenräume Übersicht

Haben Sie nun Ihre Gruppenräume erstellt, erscheint der Reiter „Gruppenräume“ auf der rechten Seite (Abb. 25 (2)). Diese Spalte können Sie durch einen Klick auf das „Gruppenräume“ Symbol aktivieren oder deaktivieren (Abb. 25 (1)).

Abb. 25 Gruppenräume Übersicht

In dieser Übersicht sehen Sie alle erstellten Räume und in der Klammer steht die Anzahl der Teilnehmer/innen, welche sich in diesem Raum befinden.
Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit neue, oder zusätzliche Räume zu erstellen, falls Sie beim Erstellen einen Fehler gemacht haben sollten.

 

Abb. 26 Gruppenraum Einstellungen

6.4.2. Gruppenräume Einstellungen

Mit einem Klick auf „…“ (Abb.26 (1)) erhalten Sie die drei Optionen:

  • Eine Ankündigung machen
    • In alle Gruppen eine Nachricht schreiben
  • Erstellen Sie Räume neu
    • Zurück zur Erstellung Abb. 24
  • Einstellungen für die Räume
    • Automatisches Bewegen der Teilnehmer/innen in deren Räume
      • Standard: Aktiv
    • Teilnehmer/innen dürfen zum Hauptmeeting zurück
      • Standard: NICHT Aktiv

Jeder Raum hat eigene Einstellungen und sobald man mit der Maus über den Raum hovert erscheint „…“, auf der rechten Seite (Abb. 27 (1)).
Mit einem Klick darauf erscheinen mehrere Funktionen (Abb. 27 (2)):

  • Raum betreten
    • Hier können Sie den Gruppenraum betreten, um nach dem Rechten zu sehen.
  • Raum öffnen
    • Mit dieser Funktion öffnen Sie den Raum, damit andere Personen in den Raum können.
  • Raum umbenennen
    • Hier können Sie die Raumbezeichnung ändern (z.B. falls Sie bestimmte Gruppennamen haben).
  • Raum schließen
    • Mit dieser Funktion schließen Sie den Raum und alle Personen darin, werden zum Hauptmeeting zurückgeholt.
  • Raum löschen
    • Haben Sie zu viele Räume erstellt oder die Anzahl der Gruppen hat sich geändert, können sie mit dieser Funktion bestimmte Räume wieder löschen.

 

Um eine Besprechung aufzuzeichnen, ist es bei nicht selbst angelegten Terminen wichtig dass eine vom MS Teams Admin berechtigte Person die Besprechung startet,
da sonst die Aufzeichnung für alle deaktiviert ist.
Berechtigte Personen sind alle Lehrbeauftragten und Service Mitarbeiter der FH St. Pölten.

  • Um die Aufzeichnung zu beginnen, klicken Sie in der Besprechung auf „…“ (Weitere Aktionen) und auf die Funktion „Aufzeichnung beginnen“.
  • Nun erscheint in der Besprechung in der linken oberen Ecke ein „Recording“ Symbol.
  • Außerdem bekommen Sie eine Meldung bezüglich „Datenschutzrichtlinien“ (Abb.28).
  • Zum Beenden der Aufzeichnung klicken Sie wieder auf „…“ (Weitere Aktionen) und auf die Funktion „Aufzeichnung beenden“.
  • Nach dem Beenden bekommen Sie in den Teamnachrichten eine neue Nachricht mit der Aufzeichnung (Abb.29).
  • Mit einem Klick auf die Aufzeichnung können Sie sich diese lokal, auf Ihrem Rechner, speichern.
Abb. 28 Aufzeichnung begonnen
Abb. 29 Besprechungs-Aufzeichnung
Abb. 30 MS Streams Hochladen

Diese Datei kann dann auf microsoftstream.com (Login mit Mailadresse in Kurzform und FH-Password) geteilt und definierten Nutzenden zur Verfügung gestellt werden. In der Leiste oben klicken sie auf „Erstellen“ und „Datei hochladen“ um dort dann festzulegen, wer das Video sehen soll. Den Link können Sie dann an die Studierenden senden.

Hinweis: Dieser Punkt ist nur relevant, wenn Sie zum für jede Lehrveranstaltung automatisiert angelegten Teams ein weiteres Team anlegen wollen!

Um das volle Potential von MS Teams zu nutzen, können Sie ein Team mit den erforderlichen Studierenden und sonstigen Teilnehmenden erstellen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der linken Seite auf den Reiter „Teams“ Abb.31 (1).
  • Klicken Sie danach ganz unten auf „Team beitreten oder erstellen“ Abb.31 (2).
  • Nun erscheinen auf der rechten Seite alle öffentlichen Teams, denen Sie beitreten können und links oben haben Sie die Möglichkeit ein neues Team zu erstellen Abb.31 (3).
Abb. 31 Team Erstellung
  • Als nächstes öffnet sich ein Fenster in dem Sie den Teamtyp festlegen.
  • Unsere Empfehlung ist der Teamtyp „Andere“ (Abb.32), da Sie hier alle Registerkarten des Teams später selber definieren können.
Abb. 32 Teamtypen
  • Nach der Wahl des Teamtypen legen Sie im nächsten Fenster den „Teamnamen“ fest.
  • Die Beschreibung ist optional.
  • Beim Datenschutz empfehlen wir „Privat“, da nur die Besitzer/innen im Team neue Mitglieder hinzufügen können und nicht andere einfach dem Team beitreten können.
  • Sobald Sie einen Namen vergeben haben, wird der in Abb.33 noch ausgegraute „Weiter“ Knopf violett und Sie können mit dem Hinzufügen der Studierenden oder anderer Teilnehmenden beginnen.
Abb. 33 Team erstellen Formular
  • Diesen Punkt können Sie für einen Test überspringen, wollen Sie jedoch einen Studiengang hinzufügen, geben Sie „Verteiler Stud … “ und die Bezeichnung des Studienganges ein (siehe Abb.34).
    • Sie können aber auch einzelne Personen hinzufügen. Geben sie dafür nur den Namen der Person ein und wählen Sie diese aus.
    • Sie können auch mittels Eingabe einer Mailadresse Personen außerhalb der FH St. Pölten hinzufügen.
  • Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und bestätigen Sie ihre Eingabe ein weiteres Mal.
Abb. 34 Hinzufügen von Stud Verteiler

Die für jede Lehrveranstaltung automatisiert erstellten oder zusätzlich von ihnen selbst angelegte Teams sind in der Übersicht ihrer Teams zu finden (Abb.35).
Weiters sind die automatisch erstellten Teams im CIS bei der jeweiligen Lehrveranstaltung als Link zu finden. Auch die Studierenden sehen im CIS diese Links! Im späteren Verlauf des Sommersemesters 2021 wird das Team sowohl für Lehrende als auch Studierende im eCampus-Kurs über einen Link erreichbar sein.

Abb. 35 Team Übersicht mit neuem Team

Außerdem gibt es im automatisch angelegten Team durch entsprechende Reiter einen Link zum jeweiligen eCampus-Kurs sowie zum CIS (Abb. 35a):

Rechts, neben dem Team finden Sie „…“, wenn Sie darauf klicken erscheint ein neues Menü mit verschiedenen Funktionen (Abb.36).

Klicken Sie einfach auf eine Funktion, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten.

Abb. 36 Team Einstellungsmenü

Wenn Sie auf die Funktion „Team verwalten“ klicken, erscheinen auf der rechten Seite die Einstellungen der Abb. 37.
Die Reiter sind alle beschrieben und das Verwalten wird immer mit den „Mitgliedern“ geöffnet.
Hier sehen Sie wer in ihrem Team „Besitzer“ oder „Mitglieder und Gäste“ ist, die Zahl in den Klammern gibt die Anzahl an.
Hier, sowie auch im drei Punkte Menü der letzten Seite, haben Sie die Möglichkeit neue Mitglieder dem Team hinzuzufügen.
Hier können Sie außerdem auch die Rolle von Mitgliedern oder Besitzer/Innen ändern, indem Sie auf der rechten Seite die aktuelle Rolle anklicken und dann die gewünschte wählen.

Abb. 37 Team verwalten Mitglieder

Im Reiter Einstellungen können Sie für Ihr Team ein Teambild definieren und den Namen ändern.
Klicken Sie dafür auf „Teambild“ und auf „Bild ändern“ (Abb.38).

Abb. 38 Teambild ändern

Sie haben hier die Möglichkeit den Teamnamen zu ändern und ein Bild von den Vorlagen zu verwenden oder ein eigenes Bild hochzuladen (Abb.39).

Abb. 39 Team Bild ändern

Im nächsten Punkt können Sie die Berechtigungen für die Mitglieder definieren, standardmäßig sind bei einem neuen Team alle gleichberechtigt (Abb.40), jedoch empfehlen wir die Einstellungen von Abb.41.

Abb. 40 Mitgliederberechtigung Standard
Abb. 41 Mitgliederberechtigung Empfehlung

Alle weiteren Einstellungen sind optional, sehen Sie sich diese gerne in Eigenrecherche an.

Kommen wir nun zum Reiter Kanäle. Hier haben Sie die Möglichkeit einen oder mehrere Kanäle anzulegen, diese können zB für Gruppenarbeiten genutzt werden.
In diesem Reiter haben Sie eine Übersicht aller angelegten Kanäle („Allgemein“ ist vordefiniert) und Sie können hier auch bestimmen, ob und für wen welcher Kanal zu sehen ist.
Es gibt auch zwei Dropdownknöpfe mit der Bezeichnung „Aktiv (#)“ und „Gelöscht (#)“, die Zahl in der Klammer gibt die Anzahl der Kanäle an. Sie können gelöschte Kanäle auch wiederherstellen.
Zum Anlegen von einem neuen Kanal klicken Sie auf den violetten Knopf auf der rechten Seite (Abb.42).

Abb. 42 Reiter "Kanäle" Kanal Übersicht

Nachdem Sie auf den Knopf „Kanal hinzufügen“ geklickt haben, erscheint ein neues Fenster (Abb.43).
In diesem Fenster müssen Sie den Kanalnamen vergeben, optional können Sie auch eine Beschreibung eingeben.
Im Punkt Datenschutz können Sie definieren ob es sich beim neuen Kanal um einen, für das Team öffentlichen, oder privaten Kanal handelt.
Der größte Unterschied liegt darin, dass Sie in einem privaten Kanal Mitglieder hinzufügen können bzw. müssen, damit dieser für die Benutzer*innen sichtbar ist.
Der private Kanal eignet sich vor allem für mehrere Gruppen und wenn diese in der Gruppe arbeiten sollen und andere die (Zwischen)Ergebnisse nicht sehen sollen.
Außerdem können Sie dann beim Erstellen einer Besprechung (Kapitel 5) die spezielle Gruppe auswählen, damit auch nur diese Teilnehmer/Innen einen Termin für eine Besprechung bekommen.
Zum Schluss gibt es noch ein Kästchen zum Ankreuzen, dass der neue Kanal für alle Benutzer*innen sichtbar ist. Bestätigen Sie diesen, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Einstellungen passen.
Sobald Sie einen Kanalnamen vergeben haben, wird der „Hinzufügen“ Knopf in der rechten unteren Ecke violett und ab diesen Zeitpunkt können Sie den neuen Kanal erstellen.

!ACHTUNG!

Einstellungen können nach dem Hinzufügen NICHT geändert werden. Wollen Sie statt einem „Standard“ einen „Privaten“ Kanal müssen Sie einen neuen Kanal erstellen.

Abb. 43 Fenster "Kanal hinzufügen"

Da MS Teams an der FH mit dem gesamten Netz der FH verbunden ist, haben Sie die Möglichkeit in der Suche ganz oben, in der Desktop App, einen Namen einzugeben und Ihnen werden alle dazu passenden Ergebnisse angezeigt (Abb.44).
Nachdem Sie auf den gesuchten Namen geklickt haben, öffnet sich automatisch der Chat mit dieser Person und über die Knöpfe in der rechten oberen Ecke haben Sie auch die Möglichkeit diese Person anzurufen bzw. einen Videoanruf zu tätigen.
Sie können über diese Suche auch nach Teams oder Dokumente, die auf MS Teams geladen worden sind und in denen sie Mitglied oder Besitzer*in sind, suchen.
Im Dropdown unter der Suche werden Ihnen alle passenden Ergebnisse angezeigt, Sie können darauf klicken und kommen direkt zum gewünschten Team bzw. Dokument.

Abb. 44 MS Teams Personensuche

Die Grundfunktionen (Anrufen, Aktivität, Chat, Kalender, Aufgaben und Teams) werden Ihnen vom ersten Start von MS Teams in der linken Spalte angelegt.
Klicken Sie dafür auf das „…“ Symbol am Ende der Funktionen bzw. ganz unten auf die Funktion „Apps“. Nun werden Ihnen mehrere Apps angezeigt, welche standardmäßig bei MS Teams dabei sind.
Diese Apps können Sie per Drag & Drop auch in die Spalte ziehen, um einen schnelleren Zugriff darauf zu haben. (Hier finden Sie Erklärvideos zu allen Funktionen und Apps von Microsoft).

Abb. 45 Weitere Apps für MS Teams

Menu

Methoden

Tools

Angebote

Projekte